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“A Implementação Da LGPD Nos Cartórios é Real, é Desafiadora, Todavia Totalmente Possível”

Em entrevista exclusiva ao CNB/BA, a advogada Virgínia Farias Bastos Mendonça fala sobre a implementação da LGPD nos cartórios de notas na Bahia

O Colégio Notarial do Brasil – Seção Bahia (CNB/BA) entrevistou a advogada Virgínia Farias Bastos Mendonça para falar sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no extrajudicial baiano e destacar quais são os impactos e melhorias para os cartórios de notas do estado no que diz respeito à lei.

Virgínia Farias é advogada desde 2007, graduada pela FASB e pós-graduada em Direito Processual Civil pela Anhanguera. Possui experiência em ensino superior jurídico nos cursos de Direito, Administração e Ciências Contábeis na FASB. Ainda atua como coach e analista comportamental – DISC e é especialista em Gestão de Pessoas pela SLAC.

A advogada iniciou suas atividades no extrajudicial em 2017 na prestação de serviços de consultoria e assessoria jurídica para cartórios, realizando o compliance, treinamento da equipe, gestão de processos e consultora em LGPD.

Leia a entrevista na íntegra:

CNB/BA: O Provimento 003/2021 regulamenta a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no extrajudicial Baiano. Quais são os impactos e melhorias para os cartórios de notas?

Virgínia Farias Bastos Mendonça: Inicialmente impõe esclarecer que a LGPD não veio com a finalidade de travar nenhum negócio, nenhuma atividade de pessoas jurídicas de direito privado ou público. Mas veio com a finalidade de trazer um equilíbrio nas relações entre os titulares dos dados e aqueles que coletam seus dados para tratamento. Apesar do “susto” e alvoroço que as serventias extrajudiciais sofreram com a exigência da adequação à LGPD, tornou-se mais palpável essa obrigatoriedade com a edição do Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 003/2021 e aqui podemos estabelecer um panorama entre os impactos e melhorias, mais especificamente para os cartórios de Notas.

Quero destacar os impactos em 03 grandes blocos: 1) A LGPD traz em seu bojo 10 princípios, que as organizações deverão se adequar, e aqui o extrajudicial é desafiado a estabelecer a adequação da serventia aos princípios, fazendo uma conexão com as exigências legais específicas Notarial e Registral. 2) O segundo impacto vem associado e corroborado já pela obrigatoriedade das serventias em atender o Provimento 74/2020, em que as serventias devem estabelecer mecanismos técnicos idôneos a prover, armazenar, proteger, utilizar os dados coletados, nos termos da lei 13.709/2018 e da Legislação pertinente ao extrajudicial; 3) Reestruturar toda sua atividade de coleta e tratamento de dados com vistas à atender a ideia central da LGPD, qual seja: autodeterminação informativa do titular de dados, cuja ideia garante ao titular dos dados o exercício de direitos com relação ao tratamento dos seus dados pessoais por parte das organizações.

No tocante às melhorias, fazendo uma conexão com os impactos, podemos assim estabelecer: 1) Oportunidade dos notários e registradores realizarem uma avaliação e reavaliação do Plano de Negócio da sua Serventia, buscando meios de implementar uma Política de Governança de Continuidade do Negócio, aliada à Política de Governança em Privacidade e Proteção de Dados. 2) Implementar as Políticas de Continuidade do Negócio e Privacidade e Proteção de Dados, vendo como investimento necessário para organização da casa, com vistas a mitigar riscos e diminuir prejuízos, causados por retrabalhos, falhas, inconsistências e brechas de segurança, seja de ordem técnica seja humana. 3) Necessidade de implementação de padronização na realização dos processos e tarefas, estabelecendo de maneira clara e inteligível as funcionalidades, responsabilidades, papel de cada dentro da organização. Tudo isso por meio de elaboração de código de conduta, boas práticas, treinamentos da equipe, dentre outras.

Especificamente no Tabelionato de Notas, a meu ver é a delegação mais desafiadora para a implementação da LGPD, diante da interdisciplinaridade da atividade Notarial. Vez que para realização de alguns atos notariais, os dados coletados perpassam por toda esfera da vida do ser humano, e a gama de dados coletados é bem maior, mesmo que necessários à atividade.

O Provimento Conjunto CGJ/CCI nº 003/2021 trouxe, em seu artigo 15, uma mudança de paradigma no tocante ao pedido de certidões requeridas por terceiros, que envolvam a busca e o fornecimento de informações em bloco e necessidade de justificativa do pedido caso o ato contenha informações a respeito de dados pessoais sensíveis.

CNB/BA: Como fica a situação dos cartórios de Notas em relação a LGPD? Como os cartórios podem se adaptar com seus atos físicos e digitais?

Virgínia Farias Bastos Mendonça: Assim como as outras Delegações, os Tabelionatos de Notas também deverão se adequar à LGPD, cuidando em não deixar de aplicar uma norma em detrimento de outra. A adequação passa por uma profunda revisão da legislação pertinente ao Tabelionato, e as diretrizes da Lei 13.709/2018. O desafio é enorme, além da interdisciplinaridade, temos a situação da maioria das serventias do Estado da Bahia, cujas atividades são exercidas de maneira precária em todos os sentidos. E, é certo que muitas dessas serventias são geridas por um interino e não conseguem sair da renda mínima. Todavia é imperiosa a adequação e como vimos de extrema importância e necessidade para própria sobrevivência da serventia.

Não é necessário nenhum sistema de outro mundo para que a serventia se adeque à LGPD, com métodos simples e eficazes pode-se alcançar a adequação de maneira eficiente, basta realizar uma boa gestão do fluxo de dados, gestão dos processos, deixando sempre atualizado o seu acervo digital, e conservando em local seguro seu acervo físico, que de preferência também esteja digitalizado; além da realização do mapeamento dos dados, relacionando a finalidade para sua coleta e tratamento, vida útil, armazenamento, com quem são compartilhados e quem tem acesso.

Esses passos fazem parte da Implantação da Política de Governança de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, de fundamental importância para sobrevivência da serventia.

CNB/BA: Caso o cartório não se adeque a Lei de Proteção de Dados, deve pagar alguma multa?

Virgínia Farias Bastos Mendonça: A partir do dia 01 de agosto de 2021, passou a vigorar o capítulo da LGPD destinado às sanções administrativas a serem impostas às organizações que não se adequarem à Lei. E, as serventias extrajudiciais estão inseridas nesse rol. Estou falando dos artigos 52, 53 e 54 da lei que estabelece sanções administrativas e multa, passíveis de serem aplicadas pela Autoridade Nacional em Proteção de Dados (ANPD) ao agente de tratamento de dados pessoais que infringir a lei. Podemos relacionar algumas dessas sanções, como: advertência; multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões de reais, dentre outras.

Existem algumas sanções que pela natureza das serventias não se aplicariam como por exemplo a proibição parcial ou total da atividade de tratamento. Todavia, há uma sanção severa, esta aplicada pelas Corregedorias ainda mais grave para o tabelião, como a perda da delegação. Todavia, o tabelião e registrador estão sujeitos às sanções administrativas da LGPD compatíveis com a natureza da atividade notarial e registral, e, além disso, estão sujeitos às sanções elencadas na Lei 8935/94, cuja penalidade máxima é a perda da delegação. Olha a dimensão em que as serventias estão sujeitas no tocante à fiscalização e aplicação de sanções, que podem ser realizadas tanto pela ANPD, quanto pelas Corregedorias. E ambas as legislações têm a previsão de aplicação de multas.

CNB/BA: Com as práticas de atos digitais, em sua opinião, a LGPD é totalmente necessária para preservar as informações das pessoas?

Virgínia Farias Bastos Mendonça: Em regra todos os atos notarias estão sujeitos às diretrizes e princípios da LGPD, sejam eles físicos ou digitais. A pandemia acelerou a revolução digital, trazendo uma realidade desafiadora, onde torna-se imperioso as adequações técnicas, cognitivas e estruturais das novas modalidades de prestação de serviços. E nessa nova realidade dentro dos Tabelionatos temos o e-Notariado, que reduziu a necessidade da ida do cidadão ao cartório físico para lavratura dos atos notariais, flexibilizando a forma de atuação dos tabeliães. E a LGPD não veio como mecanismo de travar, proibir e coibir o tratamento dos dados pessoais, mas trazer normas e princípios que regulamentam esse tratamento, bem como trazer segurança aos titulares dos dados e aos tabeliães, uma vez que criando normas padronizadas para a realização dos atos, é inevitável o alcance do fundamento da LGPD nas serventias.

Aliado à LGPD, as serventias também têm o Provimento 74 de 2018 do CNJ, onde, além de dispor sobre padrões mínimos de tecnologias da informação com vistas a garantir a segurança, integridade, disponibilidade dos dados, com o olhar além de se ter apenas tecnologia, mas de implementar e ter a garantir de Continuidade do Negócio Notarial e Registral. Sou extremamente defensora da implementação das diretrizes da LGPD nas serventias, sob o ponto de vista de mais uma oportunidade em investir no Plano de Continuidade do Negócio e Implementação de Políticas de Governança em Privacidade e Proteção de Dados Pessoais.

CNB/BA: Atualmente você oferece consultoria e adequação a LGPD aos cartórios baianos, esse ramo vem tendo crescimento no estado?

Virgínia Farias Bastos Mendonça: Há quatro anos modifiquei minha advocacia para um nicho bem específico, que é a consultoria e assessoria jurídica para cartórios. E desde 2020 com a entrada em vigor da LGPD direcionei meus esforços em buscar especialização da adequação das diretrizes da lei à realidade das serventias, sempre inovando e renovando conhecimento através de cursos, palestras, pós graduação, livros, artigos, tudo o que me possibilite atender aos meus clientes de maneira eficiente, entendendo a realidade de cada cartório e adequando à nova realidade. É inconteste que a LGPD trouxe uma nova realidade para atuação também dos advogados, sendo uma excelente oportunidade de alargar o rol dos serviços prestados. Sendo uma oportunidade rentável de um “novo negócio”.

E com todo crescimento surgem pontos positivos e negativos. Positivamente falando é excelente que mais colegas estão abrindo seus olhos para o mercado de adequação da LGPD nos cartórios, não se trata de concorrência, eu mesma super apoio e incentivo colegas a adentrarem nesse nicho. Todavia, não posso me furtar a falar do lado negativo, infelizmente são poucos colegas que realmente conhecem o dia a dia dos cartórios, pois é uma atividade extremamente peculiar, são muitos detalhes normativos notarial e registral para cada ato, e exige conhecimento além da LGPD, pois uma hora o processo de adequação vai travar caso o profissional não consiga fazer o ponto de ligação entre as normas. Não falo isso como forma de ataque aos colegas, mas de um alerta de que é extremamente necessário a formação de profissionais na área Notarial e Registral do lado de dentro do cartório.

Enfim, a implementação da LGPD nos cartórios é real, é desafiadora, todavia totalmente possível. Eu acredito que a busca pelo conhecimento na implementação da lei, a oferta de treinamento às equipes dos cartórios é a via primordial para evitar entendimentos dúbios. Empoderar o profissional e a equipe, através de cursos e treinamentos, é libertador e garantidor de segurança para prática dos atos, além de transmitir ao usuário final dos serviços do tabelionato credibilidade e satisfação do excelente trabalho ofertado.

Fonte: Assessoria de Comunicação do CNB/BA

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