Serviço humanizado e adequação tecnológica em momento de pandemia são destaques do cartório
Coordenada pela tabeliã Lucélia de Oliveira desde 25 de janeiro de 2012, o Tabelionato de Notas com Protesto de Títulos da Comarca de Prado, conhecido como “Cartório Oliveira”, está localizado na região litorânea no extremo sul da Bahia. De acordo com a notária, o serviço humanizado e modernizado como uma das ações de gerenciamento é destaque do trabalho diário. “Com o foco em um atendimento sistematizado e cuidadoso, a serventia busca enaltecer a importância da instituição cartorária para a segurança e organização dos diversos documentos e atos extrajudiciais, além de executar com efetividade suas funções. Gerenciar o cartório é um processo de muita atenção, cuidado com os detalhes e dedicação”, complementa.
Além de Lucélia, outros três colaboradores participam da gestão do cartório, são eles os tabeliães substitutos, Emílio José de Oliveira e Alan Ribeiro de Oliveira; e o escrevente autorizado, Iagor Santos Cruz.
Entre as várias implantações da serventia, a tabeliã ressalta o acervo digital de livros de escrituras diversas e de procurações, o que oferece mais segurança e facilidade de acesso; biometria com câmera para tirar foto de pessoas que irão fazem reconhecimento de firma; câmera interna e externa; ar climatizado; banheiro exclusivo para clientes; rampa com acessibilidade para cadeirantes; e sistema informatizado que facilita a realização dos processos e verificação da veracidade das informações, com envio à Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados e à Central Eletrônica dos Cartórios do Protesto.
Segundo Lucélia, a equipe é treinada constantemente devido à necessidade de atualização e reciclagem do conhecimento e ao sistema que requer atenção e acompanhamento. “Sempre que possível, há a participação dos integrantes em cursos e treinamentos oferecidos pelas entidades de classe, cursos online, lives, além de material adquirido para consulta e modelos. Fazemos também reuniões de repasse com o grupo para tirarmos dúvidas e passarmos orientações”,.
Pandemia
Durante a crise sanitária, a segurança e os cuidados com a saúde receberam uma atenção redobrada no cartório. Desta forma, a atualização tecnológica, a adequação da estrutura física e de atendimento às necessidades de acessibilidade são prioridades no Cartório Oliveira. “Nos preocupamos com a segurança da equipe interna de trabalho, que se estende aos seus familiares, e a segurança dos contribuintes que diariamente procuram os nossos serviços. Pode-se dizer que o maior foco da nossa gestão, em qualquer momento, versa na satisfação e atendimento ao nosso contribuinte”.
Com a rápida dispersão da COVID-19, algumas medidas foram tomadas em vários setores da sociedade, no Cartório Oliveira, não foi diferente. Exemplos disso são a disponibilização e uso obrigatório de álcool 70%; barreira de proteção de vidro em toda extensão de atendimento no balcão para maior segurança da equipe interna e dos contribuintes; banheiro com material adequado para a correta higienização das mãos; material informativo e orientação sobre as diversas formas de prevenção e cuidados foram fixados do lado interno e externo da serventia; o uso obrigatório de máscara para colaboradores e contribuintes; rodízio de horário de atendimento dos colaboradores; redução do horário para atendimento presencial; e realização dos serviços mediante agendamento via e-mail ou telefone. Além disso, o número de pessoas dentro da serventia foi limitado e marcações de espaço foram adotadas para promover o distanciamento, obedecendo, assim, as medidas orientadas pela Organização Mundial de Saúde (OMS).
Devido a esse cenário, a organização de projetos sociais torna-se mais difícil, porém, a gestão da serventia afirma que tem interesse no desenvolvimento de ações sociais e está aberta a sugestões do público, caso seja viável dentro da realidade local.
Para a tabeliã, o ano de 2020 proporcionou muito conhecimento e aprendizagem na gestão do cartório. “É um grande desafio manter o funcionamento da serventia com todo o cuidado e respeito ao contribuinte em um contexto de pandemia e isolamento. Buscamos constantemente manter os padrões de atendimento dentro desse cenário”. Ela enfatiza que atualmente a comunidade compreende e respeita o papel das serventias cartorárias. “A todo momento precisa-se dos serviços dos cartórios, pois os tabeliães e oficiais de Registros são profissionais dotados de fé pública e que garantem autenticidade, segurança e eficácia jurídica aos atos, bem como tranquilizam os usuários que dependem desses serviços para formalizar suas vontades. Atua na prevenção de litígios, mantém imparcialidade e independência na execução de atos como testamentos, divórcios, inventários, escritura de união estável, entre outros de forma segura, ágil e eficiente”.
Giro pelas Serventias
O Giro pelas Serventias faz parte de uma série de reportagens produzida pelo Colégio Notarial do Brasil – Seção Bahia com o intuito de divulgar o trabalho feito pelos tabeliães de notas, bem como mostrar à população a qualidade dos serviços prestados.
Esse serviço é gratuito e disponível para todos os tabelionatos de notas baianos, caso tenha interesse em participar, entre em contato pelo e-mail cnbbahia17@gmail.com