CGJ/BA publica comunicado nº 03/2018 sobre a desativação de serventias extrajudiciais

COMUNICADO Nº CCJ/CCI 03/2018

A DESEMBARGADORA LISBETE M. TEIXEIRA ALMEIDA CEZAR SANTOS, CORREGEDORA GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DA BAHIA E O DESEMBARGADOR EMÍLIO SALOMÃO RESEDÁ, CORREGEDOR DAS COMARCAS DO INTERIOR, conjuntamente, no uso de suas atribuições legais e regimentais, consoante o disposto nos arts. 87, 88, 89 e 90, II, todos do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia e,

CONSIDERANDO a necessidade do cumprimento do quanto estabelecido no Provimento Conjunto Nº CGJ/CCI 07/2018, que desativa serventias extrajudiciais inviáveis, regulamenta a remessa dos respectivos acervos para as unidades que deverão recebê-los e dá outras providências,

 

COMUNICAM

A todos os Oficiais de Registro e Tabeliães envolvidos na desativação de serventias extrajudiciais, bem como aos Juízes Corregedores Permanentes, que o procedimento se dará mediante as seguintes diretrizes:

Conforme se observa do art. 1º do Provimento Conjunto nº CGJ/CCI 07/2018, as serventias ali listadas foram desativadas de forma imediata, contudo, foi facultado o prazo de 30 (trinta) dias para a remessa do acervo às serventias de destino, lapso de tempo em que os responsáveis interinos deverão providenciar as medidas necessárias para o encerramento de obrigações contratuais e trabalhistas.

Durante o lapso temporal de 30 (trinta) dias, ou até que haja a efetiva entrega do acervo às serventias de destino, para que não haja prejuízo à população interessada, o responsável interino da serventia desativada deverá prestar o serviço normalmente, podendo inclusive praticar qualquer ato de ofício, sendo desaconselhável apenas o início de atos complexos que demande lapso temporal extenso para a sua conclusão, tal como a habilitação de casamento e lavratura de escrituras públicas.

O processo de remessa do acervo deverá ser supervisionado pelo Juiz Corregedor Permanente, inclusive no que diz respeito ao cumprimento do prazo estabelecido pelo Provimento Conjunto nº CGJ/CCI 07/2018.

Os acervos dos cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais com Funções Notariais situados em distritos administrativos de municípios, deverão ser remetidos para os cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais e/ou de Tabelionato de Notas da sede administrativa do município correspondente, conforme as suas respectivas especialidades.

Se na sede do município existir mais de um Registro Civil das Pessoas Naturais na sede, o acervo relacionado deverá ser remetido ao Registro civil com circunscrição mais próxima, o que deverá ser apurado utilizando-se do critério de deslocamento territorial terrestre.

Na absoluta impossibilidade de se apurar o critério de proximidade em razão da inexistência de circunscrição definida, e restada frustrada a tentativa de acordo entre os responsáveis pelas serventias envolvidas, os acervos serão distribuídos por sorteio aos cartórios que os recepcionarão, de forma alternada, a começar pelo ofício mais antigo.

Existindo mais de um Tabelionato de Notas na sede do município, e restada frustrada a tentativa de acordo entre os responsáveis pelas serventias envolvidas, os acervos serão distribuídos por sorteio aos cartórios que os recepcionarão, de forma alternada, a começar pelo ofício mais antigo.

Na absoluta impossibilidade de se apurar o critério de proximidade em razão da inexistência de circunscrição definida, e em havendo apenas uma serventia desativada, seu acervo será automaticamente remetido para o ofício de Registro Civil ou Tabelionato de Notas mais antigo.

Ocorrida a vacância posterior de que trata o art. 7ª, do Provimento Conjunto nº CGJ/CCI 07/2018, os acervos serão remetidos observando-se as orientações aqui estabelecidas.

É desnecessário o procedimento de remessa de acervo para as serventias que nunca funcionaram efetivamente.

Deverão ser lavradas atas diversas para o procedimento de apuração das serventias de destino (quando necessário), e para o procedimento de transmissão efetiva do acervo, subscritas, em ambos os casos, pelos responsáveis das serventias envolvidas e pelo Juiz Corregedor Permanente.

Cópia da ata de procedimento de apuração de serventia de destino deverá ser encaminhada pelo Juiz Corregedor Permanente ao e-mail nucleoextrajudicial@tjba.jus.br, para cientificação das Corregedorias.

Após a efetiva transmissão dos acervos, estes passarão a fazer parte integrante do acervo da serventia de destino, inclusive os DAJE’s expedidos e os selos digitais passarão a mencionar o código da serventia que o recepcionou, em nada alterando as matrículas dos registros recepcionados, conforme dispõe os Provimentos nº 2 e 3, do Conselho Nacional de Justiça.

Após a efetiva transmissão do acervo de registro civil de serventia desativada, o responsável pela serventia de destino deverá encaminhar e-mail com: a) cópia da ata de transmissão de acervo e; b) formulário comunicando a recepção de acervos de outras serventias (anexo I), para os e-mailsnucleoextrajudicial@tjba.jus.brconcursodelegatario@tjba.jus.br e cosis_extrajudicial@tjba.jus.br.

A Coordenação de Arrecadação – COARC providenciará a habilitação da serventia de destino no Sistema Selo Digital, permitindo a selagem de atos relacionados ao(s) acervos(s) recebido(s). Haverá uma única interface do Sistema Selo Digital para todos os acervos, originário e recepcionados pelas serventias de destino.

Não é necessário a abertura de contas bancárias individuais para os acervos originário e recepcionados.

A Coordenação de Sistemas – COSIS providenciará a habilitação da serventia de destino no Sistema de Controle de Certidões, permitindo operar a(s) interface(s) correspondente(s) ao(s) acervos(s) recebido(s). Haverá uma interface individualizada do Sistema de Controle de Certidões – SCC para cada acervo, originário e recepcionados.

Os selos físicos sob a guarda dos responsáveis pelas serventias desativadas deverão ser objeto de Termo de Levantamento de Selos e, por ocasião da lavratura da ata de transmissão do acervo, entregues ao Juiz Corregedor Permanente que, por sua vez, encaminhará às Corregedorias respectivas junto com uma via da ata aqui mencionada.

Os Oficiais de Registro e Tabeliães responsáveis pelas serventias de destino deverão encerrar os livros recebidos das serventias desativadas, sendo vedada a prática de novos registros, permitindo-se tão somente a realização de averbações, retificações, expedição de certidões de segundas vias e inteiro teor dos registros.

O serviço itinerante periódico semanal, obrigatório para as serventias distantes mais de 30 quilômetros da sede do município correspondente, e facultativa para distâncias inferiores, serão realizados pelos Oficiais de Registro Civil e seus prepostos, mediante a execução de atos que não demandem consultas ao acervo.

Para a realização do serviço itinerante periódico, é facultado aos Oficiais de Registro Civil realizar convênios com os Municípios interessados, com vistas à disponibilização de espaço físico e outros recursos materiais que possam contribuir com a execução de atos que não demandem consultas ao acervo.

As dificuldades de ordem prática que porventura impossibilitem a prestação do serviço itinerante periódico deverão ser comunicadas à Corregedoria Geral de Justiça ou à Corregedoria das Comarcas do Interior, conforme o caso, que deliberará a respeito, podendo inclusive dispensar o Oficial de Registro Civil do ônus.

 

Salvador, 09 de julho de 2018.

 

DESEMBARGADORA LISBETE M. TEIXEIRA ALMEIDA CEZAR SANTOS

CORREGEDORA GERAL DA JUSTIÇA

 

DESEMBARGADOR EMÍLIO SALOMÃO RESEDÁ

CORREGEDOR DAS COMARCAS DO INTERIOR

Fonte: DJE/BA

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